Form of the company: Private Limited Liability Company

Legal Representative: Managing director(s)

 

I – Legal Representative’s Responsibilities

 

What are the main responsibilities of the Legal representative as defined by the applicable laws?

The Director is responsible for the management of the company (including day to day operations of the business), which means, among others, that he is responsible for achieving the company’s aims, the strategy and associated risk profile, the development of results and corporate social responsability issues that are relevant to the company.

Taking into account the limitations as provided by the by-laws, if any.

 

II – Legal Representative’s Duties

 

Does the Legal representative have specific duties (e.g. non-compete, confidentiality)?

His main specific duties are the following:

► to act within the limits granted by the law and in accordance with the company’s articles of association;

► to manage autonomously within the limits of the law and the articles of association;

► to manage without transgression of the company’s objects;

► to act in the interest of the company and of the group;

► to exercise in the interest of other stakeholders;

► to respect the conflict of interests provision according to the law and the articles of association; and

► to respect confidentiality towards the company.

 

III – Legal Representative’s Civil Liability

 

Does the Legal representative incur a civil liability which is specific to his/her role as the Managing director?

Yes, in case of breach of the director’s duties. If found liable, a director could:

► be found liable to compensate damages either to the company or to third party,

► be ordered to restore property and assets to the company (where these were transferred unlawfully to the director),

► be liable for the debts of the company which are not paid after liquidation of the assets in the bankruptcy of the company if (i) there has been obviously improper management by the managing board, and (ii) it is likely that this is an important cause of the bankruptcy, and

► be liable for the deficit caused by a distribution of dividends if the managing board knew or should have foreseen at the time of the distribution that the company after the distribution could not continue to pay its debts due and payable.

 

If yes, towards whom the [legal representative] may be held civilly liable:

The Company: Yes

Shareholders: Yes only via a derivative action on behalf of the company

Third parties: Yes

 

What are the conditions to trigger this civil liability?

► in case of improper management, liability is only incurred in the case of serious culpability (“ernstige verwijtbaarheid”) (to be determined on a case-by-case basis);

► in case of bankruptcy, if the company does not provide sufficient resources to pay all creditors, liability is incurred in case of manifestly improper performance of duties during only the 3 years

preceding the bankruptcy. Improper management by law is supposed to have taken place in case of lack of proper administration of the company or lack op timely publication of the annual accounts.

 

Is this civil liability rather theoretical or actual? In other terms, is this civil liability often enforced or not?

The risk of civil liability is present, especially in case of improper management and bankruptcy.

 

What are the most common civil matters the legal representatives are being held liable for, taking into account the main activity of the Company?

► manifestly improper performance of duties (“kennelijk onbehoorlijke taakvervulling”) in case of bankruptcy;

► violation of the provisions of articles of association (however, the managing director concerned is given the opportunity to bring forward facts and circumstances which may lead to the conclusion that he cannot be held responsible);

► misrepresentation in annual accounts, annual report or interim statements (if published);

► distribution of dividends when the company after the distribution cannot continue to pay its debts due and payable;

► non-compliance with relevant legislation and regulations (e.g. failure to timely file the annual accounts).

 

May the Legal representative be held jointly and severally liable together with the Company?

Third parties cannot claim with the individual director but should claim with the company as their contract partner. Only in exceptional cases there is room for a personal liability vis a vis a third party.

 

For a collegial body (if any in the Company), such as a Board of directors, is the civil liability of the [legal representative] individual or joint and several with the directors?

Has the [legal representative] a wider responsibility than the other board members?

Managing directors are, in principle, collectively responsible for the management of the company (“collectief bestuur”). As a general rule, responsability of the management does not result in liability of the managing directors. Under certain circumstances, however, they may become liable, either towards the company (internal liability) or vis-à-vis others (external company).

► Joint management : if a matter is within the responsability of two or more managing directors, all managing directors are, in principle, jointly and severally liable.

However, a individual managing director may be discharged if he can prove that (i) he cannot be held responsible for the failure and cannot be held culpable for serious instances of mismanagement and (ii) he has not been – actively – negligent in preventing the consequences thereof and in undertaking actions to avert the consequences of mismanagement.

Although an assignment of duties is generally accepted in the case of joint management, it is not easily accepted that an individual managing director is not responsible for a specific matter. Furthermore, co-managing directors are expected to supervise a managing director who is entrusted with a specific task and to take action if necessary.

 

IV – Legal Representative’s Criminal Liability

 

Does the Legal representative incur a criminal liability which is specific to his/her role as the Managing director?

Yes, in case of breach of specific director’s duties. If found responsible, a director could:

► be found liable to compensate damages either to the company or to third party,

► get a fine or jail sentence.

 

If yes, what are the conditions under which the Legal representative may be held liable for administrative offence? See above

 

Is this criminal liability rather theoretical or actual?

In other terms, is this liability often enforced or not? It depends on the involvement of the Director and its role whether the Director is personnally held liable.

What are the most common criminal offenses the Legal representatives are being held liable for, taking into account the main activity of the Company ?

► Fraudulent trading; ► Health & Safety; ► Bribery; ► Environmental liability; ► Personal data protection; ► Non-compliance with relevant legislation and regulations (e.g. failure to timely file the annual accounts)

 

V – Legal Representative’s Administrative Liability

 

Does the Legal representative incur a personal administrative (including tax) liability which is specific to his/her role as Managing director?

Yes, in case of breach of some director’s duties. If found liable, a director could:

► be found liable to compensate damages either to the company or to third party,

► be liable for certain debts of the company to the tax authorities, benefits agencies and pension funds, such as social security contributions, mandatory payments into a branch pension fund, wage and turnover tax.

 

If yes, what are the conditions under which the Legal representative may be held liable for administrative offence?

See above

 

Is this administrative liability rather theoretical or actual? In other terms, is this liability often enforced or not?

It depends on the involvement of the Director and its role whether the Director is personally held liable.

 

What are the most common administrative offenses the Legal representatives are being held liable for, taking into account the main activity of the Company ?

► non-payment of social security contributions, tax debts and contributions to mandatory pension funds,

► failure to notify the collector of State taxes, the benefits agency or the pension fund within the legal time limits, in case the company is unable to pay any contributions or/and taxes.

 

VI – Mitigation tools Compliance programs and policies

 

May the Legal representative’s liability be exonerated / limited if he / she shows that the fault was made by an employee who did not follow the rules even though the Legal representative paid attention to the application of the compliance programs and policies within the Company (e.g. trained the employees, control their understanding / application of the compliance programs and policies, etc.).

Yes, it will help to show the absence of fault by the director.

 

VII – Mitigation tools Delegation of powers

 

Are legal representatives entitled to delegate their responsibility, fully or partially, with effect to be relieved from related liability (transfer of liability)?

No, all executive authority emanates from the board of managing directors that remains collectively authorized, responsible and liable. As a consequence, any company should apply a strict policy in the granting and content of any power.

 

VIII – Other Mitigation tools

 

Are there other well-known tools to be put in place to mitigate the liability of the legal representatives?

► clearly defining tasks in the articles of association or in the managing board rules and/or committees rules;

► the company or the group companies should have a D&O insurance for the benefit of its directors;

► entering into an indemnity agreement with the company pursuant to which the director is indemnified against any liabilities that he may suffer or incur as a result of his directorship. However, the indemnity must not exempt the director from any liability in relation to any negligence, wilfull misconduct. default or breach of duty or breach of trust in relation to the company;

► getting shareholder approval for some actions. It is a defence for the director to show that either he was acting in accordance with the general duty to promote the success of the company or that the act or omission giving rise to the cause of action was authorised or ratified by the shareholders of the company.

 

Gwénaëlle PENNEC

19-09-2019

[divider_top]

DE EU DOET ZICH GELDEN

Recent zijn drie EU verordeningen in werking getreden die van belang zijn voor Europese burgers.
De eerste twee verordeningen zijn “Verordening (EU) nr. 2016/1103 van 24 juni 2016 tot uitvoering
van de nauwere samenwerking op het gebied van de bevoegdheid, het toepasselijke recht en de
erkenning en tenuitvoerlegging van beslissingen op het gebied van huwelijksvermogensstelsels” en
Verordening (EU) nr. 2016/1104 van 24 juni 2016 tot uitvoering van de nauwere samenwerking op
het gebied van de bevoegdheid, het toepasselijke recht en de erkenning en tenuitvoerlegging van
beslissingen op het gebied van de vermogensrechtelijke gevolgen van geregistreerde
partnerschappen”. Beide verordeningen zijn op 29 januari 2019 ingegaan. Op deze verordeningen,
die niet voor alle EU landen gelden, komen wij in een aparte bijdrage nog terug.

De derde verordening is “Verordening (EU) 2016/1191 van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het
vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in
de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012”hierna te noemen: de EU
Openbare Documenten Verordening (ODV). Die verordening gaat in op 19 februari 2019 en heeft
betrekking op openbare documenten die worden afgegeven om een of meer van de volgende feiten
te kunnen vaststellen: geboorte, in leven zijn, overlijden, naam, huwelijk en echtscheiding,
geregistreerd partnerschap en ontbinding daarvan, afstamming, adoptie, woon- en/of verblijfplaats,
nationaliteit en afwezigheid van een strafblad.
De verordening geldt alleen voor de lidstaten van de EU onderling en alleen voor openbare
documenten afkomstig uit een EU land.
Onder openbare documenten worden o.a. begrepen stukken afgegeven door de overheid en
rechterlijke instanties, bijvoorbeeld geboorte-akten. Voorheen moesten deze stukken vaak
gelegaliseerd en beëdigd vertaald worden. De verordening bepaalt dat openbare documenten
waarop de verordening van toepassing is en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften daarvan zijn
vrijgesteld van elke vorm van legalisatie en soortgelijke formaliteiten. Tevens regelt de verordening
dat er geen vertaling nodig is van openbare documenten betreffende geboorte, in leven zijn, etc…..,
indien aan het betreffende openbare document van land A een zogenaamd meertalig
modelformulier is gehecht en de autoriteit in land B (waar het document gebruikt moet worden) van
oordeel is dat er in het meertalig modelformulier voldoende informatie staat voor de verwerking van
het openbaar document.
De verordening heeft als bijlage diverse meertalige modelformulieren die door heel Europa gebruikt
gaan worden. De modelformulieren zijn bedoeld als vertaalhulp en zijn niet gelijk te stellen aan,
bijvoorbeeld, uittreksels uit de burgerlijke stand.
Een en ander betekent dat u vanaf 19 februari 2019 bij uw gemeente naast een kopie van de
huwelijksakte ook kunt vragen om een door de gemeente af te geven meertalig modelformulier. Hier
zijn wel extra kosten aan verbonden maar deze mogen niet meer bedragen dan de kosten van het
betreffende openbaar document zelf.
Voor Europese burgers betekent dit dat zij in veel gevallen goedkoper uit zijn omdat ze in plaats van,
bijvoorbeeld, een officiële gelegaliseerde geboorte-akte plus beëdigde vertaling kunnen volstaan met
een officiële geboorte-akte plus meertalig modelformulier.

[divider_top]

Surtax over dividenduitkeringen

Nadat in 2012 door de toenmalige président Hollande een speciale 3% surtax over dividenduitkeringen door in Frankrijk gevestigde dochterondernemingen werd ingevoerd, werden ook in de EU gevestigde moedervennootschappen direct geraakt door deze bronheffing op het niveau van hun Franse dochterondernemingen. Vrijwel vanaf het begin was overduidelijk dat de vraag zich vroeg of laat ging voordoen of de Franse regeling een inbreuk vormde op de Europese Moeder-dochterrichtlijn en de vrijheid van vestiging. Eind 2016 stond de bezwaarprocedure teller al op 2.5 miljard euro. Eind 2017 waren er 6.388 bezwaarprocedures ingediend met een totaal geclaimd bedrag van een slordige 7.9 miljard euro. Op 7 september 2017 deed het Europese Hof van Justitie uitspraak in de zaak Eqiom en Enka en bepaalde dat de Franse regeling inderdaad een inbreuk vormde op de Moeder-dochterrichtlijn. Daarmee was de zoveelste tijdsbom ontploft. President Macron heeft getracht om met stille trom de 3% dividend surtax weg te poetsen, maar de Franse overheid was zich meer dan bewust dat Frankrijk tussen 2018 en 2022 ongeveer 5.7 miljard euro zou moeten gaan terugbetalen. Vervolgens besloot op 6 oktober 2017 de Franse Raad van State (zgn. Conseil Constitutionel) dat de 3% surtax niet alleen de richtlijn schond, maar ook de Franse grondwet. Daarmee werd in één keer de hele 3% dividend surtax van tafel geveegd. Dit budgettaire gat van 10 miljard euro probeert Frankrijk nu te dichten door een eenmalige verhoging in 2018 van het vennootschapsbelasting tarief op de gerealiseerde winsten van de 320 grootste ondernemingen van Frankrijk (zgn. surtaxe sur «les 320 plus grandes entreprises françaises»), maar dat is een oplap strategie die niet zonder gevaar is in een economie die toch al fragile is. Ook deze regeling ligt nu al onder vuur.

[divider_top]

Dubbele heffing van sociale contributies

Frankrijk schaft per 1 januari 2019 dubbele heffing van sociale contributies af

Frankrijk speelt al jaren met vuur als het gaat om haar budgettaire gaten te dichten. Het totale risico van een aantal fiscale procedures tegen de Franse overheid (OPCVM, Stéria, De Ruyter, 3% surtax) op basis van strijdig handelen met het EU-recht belopen dan ook een slordige 22 miljard euro. Het afschaffen van de dubbele heffing van sociale contributies per 1 januari 2019 is een eerste stap in de goede richting.

Het meest sprekende voorbeeld is overduidelijk de zaak De Ruyter tegen de Franse Staat. In deze zaak werd Frankrijk in 2015 door het Europese Hof van Justitie (EHvJ) veroordeeld omdat zij in strijd met het EU-recht sociale contributies (met een vast tarief van toen 15,5% en nu 17,2%) oplegde aan o.a. niet-inwoners die hun tweede huis verkochten in Frankrijk. Frankrijk heeft per 2016 snel reparatiewetgeving doorgevoerd, maar ook tegen deze nieuwe wetgeving maakten belanghebbenden met succes bezwaar. Gérald Darmanin de Franse minister van Begroting, Overheidsrekeningen en Ambtenarenzaken heeft op 16 oktober jl. dan ook toegegeven dat Frankrijk zijn ogen moet openen en niet in strijd kan blijven handelen met EU-recht om budgettaire gaten op te vullen. Het Franse parlement heeft recent in het wetsvoorstel voor de financiering van de sociale zekerheid 2019 (zgn. projet de loi de financement de la Sécurité sociale) een artikel opgenomen waarin per 1 januari  2019 de oplegging van sociale contributies wordt afgeschaft voor personen die al onderworpen zijn aan de socialezekerheidsregeling van een andere Europese Unie lidstaat of Europese Economische Ruimte lidstaat of Zwitserland. Dat is uitstekend nieuws voor Nederlanders met een tweede huis in Frankrijk, maar ook voor Nederlanders die in Frankrijk fiscaal woonachtig zijn en inkomsten uit kapitaal ontvangen.

[divider_top]

Onderzoek naar de aanwezigheid van radon

Per 1 juli 2018 is de lijst met onderzoeksrapporten uitgebreid die de verkoper of verhuurder van een Franse woning verplicht aan de koper of huurder moet overhandigen om deze te informeren over de staat van de woning.

 

Het gaat om het onderzoek naar de aanwezigheid van radon. Radon is een radioactief, kleur- en geurloos edelgas dat van nature ontstaat in de bodem en in daarvan gemaakte bouwmaterialen. Vanuit deze materialen kan radon in woningen terechtkomen. Inademing van een te hoge radonconcentratie vergroot het risico op longkanker.

 

Frankijk is ingedeeld in 3 zones met een meer of mindere kans op blootstelling aan radon. Zone 3 heeft het hoogste risico en dat blijken vooral de regio’s te betreffen waar graniet- en vulkanisch gesteente te vinden is, zoals het Massif Central, Bretagne, de Vogezen, de Pyreneeën, de Alpen en Corsica.

 

Indien een woning in zone 3 is gelegen dient de koper of huurder daarover te worden geïnformeerd in het kader van het rapport over de natuurlijke en technologische risico’s (ERP).

De Franse overheid adviseert dat een goede ventilatie en regelmatig luchten het radonrisico tot een minimum beperkt, ook in zone 3.

[divider_top]

Capital gains tax on French real estate & proposed legislation by Macron Government

CAPITAL GAINS TAX ON FRENCH REAL ESTATE: proposed legislation by Macron Government leads to an increase of social security tax rate with 1.7% and should increase overall capital gains tax burden on the sale of French property.

President Emmanuel Macron does not, at least for the moment, express any explicit wish to modify the capital gains tax regime for the sale of French property (secondary residence other than main residence of the tax payer).

Under the current legislation the amount of French capital gains tax depends mainly on the number of years of ownership and the works done to the property. Under the condition that they qualify works increase the fiscal acquisition value of the property and decrease the gross taxable capital gain.

The gross capital gain is reduced with a percentage depending on the years of ownership and only available after the 5th year of ownership. For income tax and the additional tax a total exemption is available after 22 years and for social contributions (only) after 30 years of ownership.

The net capital gain is subject to personal tax in France at a fixed 19% income tax rate plus 15.5% social contributions, i.e. in total 34.5%. An additional taxation applies for any capital gain derived from the sale of a property that exceeds € 50.000. The tax rates vary from 2% to a top rate of 6%. In total the net capital gain on real estate can, under the current legislation (tax year 2017), be subject to a 40.5% overall tax burden.

President Macron is going to increase as from the tax year 2018 the level of social contributions on pension income, investment income and capital gains. He proposes to increase the rate of the so-called Contribution Sociale Généralisée by 1.7 percentage points. The CSG is one of five social contributions. As a consequence of this future change in legislation the rate of the social contributions will increase from 15.5% to 17.2%. In total the net capital gain on French real estate can, under the future legislation (tax year), become subject to a 42.2% overall tax burden.

[divider_top]

The French wealth tax is dead! Long live the new Impôt sur la Fortune Immobilière!

The draft Finance Bill 2018 by the Macron government proposes to abolish the existing wealth tax (Impôt de Solidarité sur la Fortune, or ISF) and replace it with a wealth tax on real estate assets (Impôt sur la Fortune Immobilière, or IFI). The new IFI should come into force as from January 1st, 2018.

The IFI applies both to residents and non-residents of France.The IFI taxes French residents only on real estate assets held directly by the tax payers or indirectly through shares in companies holding real estate.

It is not of importance where the properties or companies owning real estate are located (unless tax treaties of course decide that France has no right of taxation). Movable assets (liquidities, shares in companies that do not own real estate, furniture…) are outside the scope of the IFI. Non residents are only taxed on French real estate and  shares in companies owning French real estate.

Besides the restricted taxable base the IFI looks very much like the current ISF. The threshold of € 1.300.000 and progressive tax rates are for example exactly the same:

If the net taxable base of the real estate assets is more than € 1.300.000 the following tax brackets apply: Tax rate % Formula
(B = net taxable base)
Not more than € 800.000 0% (B x 0)
Between € 800.000 and € 1.300.000 0,5 % (B x 0,005) – € 4.000
Between € 1.300.000 and € 2.570.000 0,7% (B x 0,007 ) – € 6.600
Between  € 2.570.000 and € 5.000.000 1% (B x 0,01 ) – € 14.310
Between € 5.000.000 and € 10.000.000 1,25% (B x 0,0125 ) – € 26.810
More than € 10.000.000 1,5% (B x 0,015 ) – € 51.810

French tax residents continue to benefit from a 30% allowance against the value of their main residence. Individuals that become residents of France can benefit from an exemption up till December 31st of the 5th tax year of residency for real estate assets located outside of France.

Debts in connection with the real estate assets are still deductible, but the draft bill foresees in a limitation of deductibility.  In my next post I will explain how the Macron government intends to put a hold to tax optimization schemes that use too much deductible debt.

[divider_top]

Bail commercial – loi Pinel

EIGENAAR IN FRANKRIJK : HUURCONTRACT BEEINDIGEN OF VERLENGEN ?

Let op: De Loi Pinel, die de regels met betrekking tot huurcontracten gewijzigd heeft, bepaalt verschillende maatregelen in het voordeel van huurders.

Huurherziening

Bij de Loi Pinel is de benchmark voor de driejaarlijkse herziening van de huur gewijzigd. De nieuwe benchmark wordt beschouwd als zijnde stabieler dan de oude benchmark, maar beperkt de mogelijkheid de huur te veranderen, wat nadelig kan zijn voor de verhuurder/eigenaar.

Bij een driejaarlijkse herziening wordt de huur nu beperkt tot de laagste van de waarden tussen de huurwaarde van de woning of de herziene huurprijs, afhankelijk van de benchmark die wordt gehanteerd. Opgemerkt dient te worden dat de wet bepaalt dat de verhuurder/eigenaar de huurprijs niet met meer dan 10% van de laatste betaalde huur mag verhogen.

Opzegging en driejaarlijkse herziening

Enkele uitzonderingen daargelaten heeft de wet de huurder de mogelijkheid afgenomen om af te zien van zijn recht om de huur aan het einde van elke periode van drie jaar op te zeggen. De verhuurder/eigenaar wordt dus minder beschermd, de huurder kan de huurovereenkomst om de drie jaar beëindigen.

Inventarisatie van huurlasten

De Loi Pinel vereist nu dat de verhuurder/eigenaar een nauwkeurige inventarisatie maakt van de verschillende kosten die worden toegerekend aan de huurder: onroerende zaak belasting, bouwkosten, vergoedingen…., welk overzicht aan de huurovereenkomst wordt gehecht. Deze inventarisatie moet jaarlijks worden aangepast, zodat de huurder een gedetailleerd overzicht heeft van alle te betalen bedragen. De verhuurder moet de huurder een overzicht geven van de werkzaamheden die hij gedurende de laatste drie jaar heeft uitgevoerd, evenals een inschatting van de werkzaamheden die hij van plan is de komende drie jaar aan te pakken. Tevens dient een begroting te worden overgelegd. Deze maatregel zorgt ervoor dat de verhuurder/eigenaar minder flexibel is voor wat betreft de uit te voeren werkzaamheden.

In geval van verkoop

Voortaan heeft de huurder een voorkeursrecht in geval van overdracht van de muren door de eigenaar.

Overdracht van huurrechten

In geval van overdracht van de huurrechten voorzag de wet voorheen dat de overdragende huurder hoofdelijk aansprakelijk was voor de betaling van de huur door alle opvolgende rechtverkrijgenden. Deze regeling bleef van toepassing gedurende de resterende looptijd van de huurovereenkomst.

Sinds de Loi Pinel is deze hoofdelijke garantie beperkt tot drie jaar na overdracht van de huurovereenkomst.

Zodoende is de verhuurder/eigenaar minder beschermd in geval van overdracht van huurrechten.

 

Op welke manier kan een huurovereenkomst het best worden opgesteld? Aarzel niet contact op te nemen met Gwénaëlle Pennec.

[divider_top]