2. Procédure de constitution

La constitution d’une société requiert l’exécution de certaines formalités, et elle est obligatoirement officialisée par un acte notarié.

Une société existe dès l’exécution de l’acte notarié de constitution; à la différence d’autres pays, ce n’est pas son immatriculation dans un registre de commerce qui fait naître la personnalité morale.

L’acte de constitution contient au moins:

• les statuts de la société;
• le nombre d’actions émises à la constitution ;
• les données des fondateurs actionnaires ;
• la désignation des premiers directeurs (et le cas échéant des membres du conseil de surveillance) ; et
• la détermination du premier exercice comptable.

Actes de la société en voie de formation

Pendant la phase de préparation de la constitution, la société en formation n’a pas encore la personne morale. Il est néanmoins possible de la faire intervenir à un contrat ou assumer des obligations. Sauf stipulation contraire, la personne qui agit au nom de la société sera liée par ces obligations jusqu’à leur ratification par la société une fois constituée. La société en voie de formation peut être immatriculée en tant que telle au registre du commerce.

3. Informations requises avant la constitution

Les renseignements qui suivent sont nécessaires pour l’établissement d’un projet d’acte de constitution.

Nom de la société:

Le nom doit comporter une indication de la forme juridique de la société, par les abréviations « N.V. » ou « B.V. ».

N’importe quelle dénomination est acceptée, du moment (i) qu’elle n’est ni trop générique ni trop vague, laissant ainsi croire que la société a des pouvoirs ou un objet social plus étendus qu’en réalité et (ii) qu’il n’y a pas de risque de confusion ou de tromperie pour le public en raison d’une similitude avec la dénomination, la marque ou le nom commercial d’un tiers.

Si l’entreprise est exploitée sous un nom commercial différent de la raison sociale, il devra être également inscrit au Registre du Commerce.

Siège social

Les statuts doivent mentionner le siège social (ou siège « statutaire ») qui doit être situé aux Pays-Bas. Seule la municipalité du siège (p.ex. Amsterdam) doit être indiquée dans les statuts et non pas une adresse complète. Il ne s’agit pas forcément du lieu d’activité principale de la société.

La société doit se faire inscrire au Registre du Commerce du ressort du siège social.

Avant la constitution, il faut savoir quelle sera l’adresse administrative de la société.

Objet social

L’objet peut consister en une courte description générale des activités principales de la société.

A moins que les statuts n’en disposent autrement, la société peut s’engager dans toute activité légale, être propriétaire, acheter ou vendre des titres, prêter ou emprunter de l’argent, signer des contrats, émettre des billets à ordre et toute obligation, détenir et exploiter des droits de propriété industrielle, donner des sûretés sur ses biens propres à titre de garantie si cela correspond à l’intérêt social, fixer les rétributions des employés et dirigeants, participer à des accords de coopération, en tant que partenaire ou dirigeant, détenir des parts dans une autre société, constituer une autre entreprise néerlandaise ou étrangère, etc.

Capital socia

Dans les statuts, seul le capital émis (« geplaatst kapitaal« ) est mentionné.

Le capital (émis et libéré) minimum actuel s’élève à 45.000,– € pour une N.V.

La libération d’une partie de la valeur nominale des actions émises peut être différée, mais le capital libéré ( »gestort kapitaal ») doit représenter au moins 25% du capital émis.

Le capital social de la B.V. s’élève au minimum à EUR 0,01. Souvent, le capital social choisi s’élève à EUR 1,–, divisé en 100 actions d’une valeur nominale de EUR 0,01 chacune.

Il est possible de créer différentes catégories d’actions avec différentes valeurs nominales. Il est possible de prévoir des actions préférentielles (conférant des droits financiers particuliers) ou des actions prioritaires (conférant des prérogatives de contrôle social).

Toutes les actions peuvent être détenues par une seule personne physique ou morale, et ce, dès la constitution de la société. Dans ce cas, la seule contrainte est la publication du nom de l’associé unique au registre du commerce.

Restrictions à la cession des actions

Les statuts d’une société B.V. peuvent contenir une clause limitant la cession d’actions à un tiers n’étant pas un co-actionnaire, un conjoint, un parent proche ou la société elle-même.

Les cessions qui ne sont pas impérativement limitées par la loi, peuvent l’être statutairement afin d’assurer un caractère fermé à la société, B.V. ou N.V.

La restriction peut consister soit en un agrément par un organe social (le plus souvent, l’assemblée générale), soit en un droit de préemption (obligation d’offrir les actions en premier aux co-actionnaires). Une combinaison des deux types de clause est également possible.

En présence de différentes catégories d’actions, il est possible de faire jouer ces clauses distinctement pour chaque catégorie.

Exercice social

Les statuts doivent indiquer les dates de l’exercice social (ou année comptable) qui doit être de douze mois consécutifs. L’acte de constitution peut prévoir un premier exercice social plus long ou plus court que douze mois.

Direction et contrôle

Une société doit avoir au minimum un directeur. Il n’y a pas de prescription légale quant au nombre, à la nationalité ou à la résidence des directeurs. Du point de vue fiscal, il est parfois recommandé d’assurer un minimum de « substance » à la société aux Pays-Bas et pour cela, de prévoir des directeurs néerlandais.

Des personnes physiques comme des personnes morales peuvent être directeurs de société.

Les statuts d’une B.V. comme d’une N.V. peuvent prévoir qu’un conseil de surveillance soit institué, aux côtés de la direction. La mission de cet organe est de superviser la direction. Seules des personnes physiques peuvent être membres du conseil de surveillance.

 

L’organe de direction est, en tant que tel, toujours habilité à représenter la société. En général, tous les membres de la direction sont de droit habilités individuellement à représenter la société.

Il est néanmoins assez fréquent que les statuts stipulent des restrictions à la capacité de représentation:

• soit par le biais d’une signature conjointe par un certain nombre ou une certaine catégorie de directeurs; cette restriction est opposable aux tiers et elle est publiée au registre du commerce;
• soit en soumettant certains décisions ou actes de la direction à l’approbation préalable de l’assemblée générale ou du conseil de surveillance; le défaut d’approbation n’est en revanche pas opposable aux tiers.

Il convient de noter que même dans les sociétés anonymes (N.V.), il n’existe pas d’organe

équivalent au commissaire aux comptes. Les auditeurs, s’il y en a, sont toujours des experts-comptables agréés externes à la société.

Informations sur les premiers dirigeants

La désignation des premiers directeurs (et membres du conseil de surveillance éventuellement) a lieu par la signature de l’acte notarié de constitution.

Pour des dirigeants, fondateurs et actionnaires, les informations suivantes sont requises:

• nom et prénoms complets / dénomination sociale;
• situation matrimoniale ;
• adresse de résidence / siège social et adresse d’établissement ;
• date et lieu de naissance / date de constitution ;
• nationalité ;

(f)      répartition des actions.

4. Libération du capital à la constitution

Les fonds destinés à libérer les actions émises à la constitution doivent être déposés sur un compte bancaire ouvert au nom de la société à constituer, chez une banque néerlandaise ou de l’Union Européenne

5. Questions diverses

Comptes annuels et suivi administratif

Sauf circonstances exceptionnelles, une société B.V. ou N.V. doit arrêter et publier ses comptes annuels. Le dépôt s’effectue auprès du registre du commerce, tenu par la Chambre de Commerce aux Pays-Bas.

Il est nécessaire de savoir, dès avant la constitution, qui va se charger de ces formalités et du suivi administratif et fiscal aux Pays-Bas.

En cas de présence effective de la société à constituer, la direction devrait se charger de ces travaux directement, avec ou sans l’assistance de comptables et/ou de fiscalistes externes.

En cas de création de société sans présence physique aux Pays-Bas, le soin de ces formalités devrait être confié au bureau de domiciliation où est située la société. Ces bureaux disposent en général de services de comptabilité très compétents; l’assistance de fiscalistes peut par contre être envisagée, en concertation avec le bureau de domiciliation.

Immatriculation au registre du commerce

Immédiatement après la signature de l’acte de constitution, la société doit être immatriculée au registre du commerce des Pays-Bas. Chaque directeur de la société doit avoir signé un formulaire spécial où figurent certaines données personnelles de base, à déposer avec copie d’un document d’identité.

Si la société B.V. ou N.V. ne compte qu’un seul actionnaire, le nom, l’adresse et le lieu d’immatriculation (pour une personne morale) sont publiés au registre du commerce.

A cet égard, il convient de noter que les données personnelles des fondateurs, même s’ils sont plusieurs, sont accessibles au public car elles figurent dans l’acte de constitution déposé au registre du commerce et accessible aux tiers.

Afin de pouvoir publier une personne morale non néerlandaise comme associé unique d’une B.V. ou d’une N.V. ou bien comme directeur, il faut fournir un extrait du registre du commerce de cette entité datant de moins d’un mois.